采購管理制度及流程 可復制粘貼

2019-11-12 11:53 閱讀 2,488 次 評論 0 條

采購管理制度及流程

一、 目的:

為規范采購流程,提高采購工作的效率,特制定本制度。

二、 適用范圍:

適用于本公司采購管理。

三、內容:

1、 總則

為加強采購工作的管理,提高采購工作的效率,制定本制度。所有的采購人員及相關人員均應以本制度為依據開展工作。

2、采購基本流程

采購需求---采購計劃---尋找供貨商----詢價、比價、議價----采購洽談----合同的簽訂(確定付款條件、配送方式、售后服務)----交貨驗收(倉管)---質檢(不合格退貨)---入庫---計劃對賬---財務結算

采購流程圖如下圖所示:

1) 采購計劃:采購員應根據請購單和公司銷售計劃制訂采購計劃。

2) 供應商的選擇和考核:

供應商的選擇與考核,一般從經營情況、供應能力、品質能力等方面評定,并定期從質量、運貨、價格、逾期率、是否配合等方面綜合打分。

3)詢價、比價、議價 。

4)合同的簽訂:買賣雙方經過詢價、報價、議價、比價及其它過程,最后雙方簽訂有關協議,合約即告成立。采購合同的簽訂要根據采購商品的要求、供應商的情況、企業本身的管理要求、采購方針等要求的不同而各不相同。需與財務部核實確定付款條件、貨運方式、售后服務等情況。

5)交貨驗收:采購員必須確定貨物品種、數量、質量、交貨期的正確無誤。以采購員的確定和合同為驗收數據。

6)質檢:貨物質檢合格則入庫,不合格的,需安排補救和退貨。

7)財務結算:貨物入庫后,財務結算

3、申請商品采購流程圖

1)銷售部提出采購需求,

2)采購部制定采購計劃,由采購部負責人報總經理、財務審批;

3)審批通過后,由采購主管下單。

4、申請付款流程圖

1) 采購商品入倉后,做應付款計劃

2) 計劃主管根據供應商賬期核對成本金額和付款金額是否一致,不一致的找出原因,調整成本金額直至與付款金額一致后做應付款;

3) 采購部審批到期應付款

4) 總經理批準付款

5、商品到貨驗收流程

1) 倉庫根據供應商送貨單驗收產品

2) 驗收后打入庫單,核對入庫單金額是否與送貨單金額一致,一致后方可審核入庫,不一致需報采購審核,采購在當日給予答復

6、促銷流程

1)每周例會上確定促銷計劃

2)確定產品信息,包括價格、貨源、促銷執行時間

3)報總經理申請促銷采購資金

4)落實采購訂單和促銷執行方式

5)反饋促銷結果在下周例會上通報

7、退貨流程

1) 門店填寫退貨申請單,寫明原因

2) 采購部根據供應商合同和合作情況,審核退貨申請

3) 審核通過可退回倉庫,倉庫每周以供應商為單位做退貨單

4) 不能退回供應商的,做報損處理,報損比例不得超過0.5%

四、采購管理制度:

1) 建立供應商資料管理(表)冊,售后服務管理表。

2) 建立、建全比價制度,保證采購產品的質優價廉。

3) 每月末將本月付款、欠款、欠票情況進行匯總、總結,并提出下月用款計劃。

4) 簽訂采購合同后,應全面了解發貨情況,如不能及時供貨,應將原因提前兩日通知請購部門或請購人。

5) 所有貨物一律開箱驗收,發現問題及時和供應商聯系,盡早解決。

6) 驗收合格后應在一個工作日內辦理入庫手續。

五、采購部職責

采購部工作職責

1.制定并完善采購制度和采購流程:

(1)根據公司的長期計劃,擬定采購部門的工作方針和目標;

(2)負責制定采購方針、策略、制度及采購工作流程與方法,確保貫徹執行;

2.制定并實施采購計劃:

(1)根據公司的拓展規模以及年度的經營目標,制訂有效的采購目標和采購計劃;

(2)審核采購需求,統籌策劃和確定采購內容,制訂采購計劃;

(3)組織實施市場調研、預測和跟蹤公司采購需求,熟悉各種產品的供應渠道和市場變化情況,據此編制采購預算和采購計劃;

(4)根據采購管理程序,負責采購項目的談判、簽約,檢查合同的執行和落實情況;

(6)督導檢查倉庫的驗收、入庫、出庫及管理工作,確保采銷質量;

3.采購成本預算和控制:

(1)編制月度和周采購預算,實施采購的預防控制和過程控制,有效降低成本;

(2)采購價格審核、預算、報價,達到有效的成本控制;

(4)對采購合同履行過程進行管理、監督檢查,及時支付相關款項;

4.選擇并管理供應商:

(1)根據公司的銷售需求,選定價格合理、產品質量可靠、信譽好、服務優質的供應廠商,建立長期戰略同盟;

(2)建立對供應商的資信、履約、售后服務能力及市場價格狀況和走勢的綜合評估系統;

(3)不斷開發新的供應渠道和供應商,加強對新老客戶的走訪和調查;

(4)制定供應商管理辦法,加強對供應商的管理、考核,確保供應商提供產品的優良性;

采購部主管職責

1、直配供應商引進及維護

2、采購部日常管理,主要包括:

(1)部門工作安排(日、周、月)

(2)供應商談判,

(3)相關流程制定和調整

(4)突發事件的處理

3、訂單的審核,參考安全庫存

4、應付款的管控

5、庫存金額的管控以及消耗

6、審核并調整周月采購需求和計劃

6、與其他部門的協調

7、庫配需求的統計和采購計劃的制定

8、日常訂單的制定和跟進

9、退貨處理

10、庫配供應商的談判、引進和維護

11、庫配商品促銷計劃的制定和落實

12、批發毛利率與毛利額周、月報表

7、貨品殘損率周、月報表;

8、不動銷商品率月報表(30天不動銷品)

9、庫存商品缺貨率匯總日反饋報表(公司標準比例不可超20%);

采購主管職責(分管系統和直配)

1、系統信息更新

2、倉庫庫存的掌控

3、資料的整理(供應商合同,報價單、資質、調價歸檔、促銷政策)

4、直配供應商的溝通和維護

5、直配供應商促銷政策的制定和落實

6、庫存情況周、月報表

7、供應商應付款的統計、結算與協調

8、直配商應收款和應付款的統計、結算和監控

9、相關表格的制作和歸檔

 

采購管理制度及流程

 

采購管理辦法

 

第一條?為加強對采購工作的管理,做到有章可循,以保證各項生產、業務工作的正常進行,特制訂本辦法。

第二條?本公司采用統一采購方式,以期發揮下列優勢:1.節省相關人力、物力,簡化或合并相關業務。2.有效統一管制各項物品、物料用量,降低庫存量,減少資金積壓。3.利用群組技術及V.A手法,以降低材料采購成本。4.加強采購稽查,以確保采購品質及成本目標。

第三條?統一采購業務范圍如下:1.辦公事務用品及文具用品、表單印制。2.生產所用原物料、物品(含直接材料、間接材料、消耗品)。3.機器、儀器設備、冶工具(含零配件、量具、夾具、模具、檢查儀器)。4.廠房設備營繕及修繕工程。5.開發新廠商,以降低成本。提高品質,確保交期。6.國外進口零件。

第四條?統一采購作業程序:1.各單位依需要填報“物料請購單”、“設備工具請購單”,經核準后送總務部采購科辦理。2.采購品經使用單位或檢驗單位驗收后,交使用單位使用及管理。

第五條?請購申請單內需注明:品名、料號、規格、單位、數量、需要日期、包裝方式、包裝量、用途及其他特別規定或要求事項。

第六條?采購時除參考上列資料外,另需準備相關圖示、質量指標、驗收基準等。

第七條?采購業務包含:1.處理各單位請購單業務。2.廠商詢價、招標、議價、發包、訂購單業務。3.廠商交貨記錄、進度管制業務。4.請款業務。5.驗收及不良品處理業務。6.廠商品質監查業務。7.廠商**處理業務。8.廠商資料卡建立業務。

第八條?采購應注意的其他事項:1.在確保品質的前提下,采購成本越低越好。2.盡可能向制造商采購,不要向經銷及買賣商購買。3.需考慮市場變化及庫存成本等因素。4.采購與檢驗單位需分開。5.盡可能參考過去使用需求量,做計劃性采購。6.需注意售方的售后服務和信譽。7.訂購單內應注明檢驗質量基準,抽驗方式及不良率拒收標準。8.訂購單內應注明誤期或因品質不良退貨產生誤期時的責任及懲罰辦法。

采購經理工作職責

1.制定并完善采購制度和采購流程:

(1)根據公司的長期計劃,擬定采購部門的工作方針和目標;

(2)負責制定采購方針、策略、制度及采購工作流程與方法,確保貫徹執行;

(3)制訂招、投標管理辦法和各項物品的采購標準,并嚴格執行;

2.制定并實施采購計劃:

(1)根據公司的拓展規模以及年度的經營目標,制訂有效的采購目標和采購計劃;

(2)審核年度各部門呈報的采購計劃,統籌策劃和確定采購內容,制訂主輔料采購清單;

(3)組織實施市場調研、預測和跟蹤公司采購需求,熟悉各種物資的供應渠道和市場變化情況,據此編制采購預算和采購計劃;

(4)根據采購管理程序,參與重點和大宗采購項目的談判、簽約,檢查合同的執行和落實情況;

(5)負責組織落實公司的采購、供應材料、備品配件及其他物資供應,確保合理地組織采購,并及時供應生產所需的物資;

(6)督導檢查倉庫的驗收、入庫、發放及管理工作,確保采購物品的質量;

3.采購成本預算和控制:

(1)編制年度采購預算,實施采購的預防控制和過程控制,有效降低成本;

(2)采購價格審核、預算、報價,達到有效的成本控制;

(3)向各部門提出降低成本的建議,減少不必要的開支,以有效的資金保證最大的物資供應;

(4)對采購合同履行過程進行監督檢查,及時支付相關款項;

4.選擇并管理供應商:

(1)根據公司的物質需求,選定價格合理、貨物質量可靠、信譽好服務優質的供應廠商,建立長期戰略同盟;

(2)建立對供應商的資信、履約、售后服務能力及物資市場價格狀況和走勢的綜合評估系統;

(3)不斷開發新的供應渠道和供應商,加強對新老客戶的走訪和調查;

(4)制定供應商管理辦法,加強對供應商的管理、考核,確保供應商提供產品的優良性;

5.本部門建設工作:

(1)根據公司的績效管理制度,考核下屬的工作業績,并協助其制定績效改進計劃;

(2)負責采購部門采購人員的職責分工及行政事務處理;

(3)協助并參與采購人員的崗前培訓和在崗培訓。

采購部門職責

(一)核心職責

1.首要任務是保證本單位所需產品與服務的正常供應,以支持本單位生產及其他經營活動的順利運作;

2.不斷改進采購過程及供應商管理過程,以提高貨物質量;

3.控制、減少所有與采購相關的成本,包括直接采購成本和間接采購成本;

4.建立可*、最優的供應配套體系;

5.利用供應商的專業優勢,積極參與產品或過程開發;

6.建立并維護本企業、本公司的良好形象;

7.管理、控制好與采購相關的文件及信息。特別是要收集有關貨物質量事故的信息,重點是造成產品質量或設備故障的貨物信息,這些信息也將作為評價供應商的重要依據。

(二)其他職責

從采購管理的角度講,其他職責包括制定并實施采購的方針、策略、流程、目標及改進計劃并進行采購及供應商績效衡量,建立供應商審核及認可、考核與評估體系,開展采購系統自我評估,建立培養穩定并有創造性的專業采購隊伍等等。

(2)采購工作管理

①測定最好的商品來源、商定采購合約內容,包括訂價、品質、按時交貨、規則、保證、零件之補充及退貨。

②致力于對公司最有利的地方、采購時考慮到“公司優勢”的貨源以及以盡可能的低價購進。

③要向營運負責人提出忠告:有關主要貨源和需求因素的狀況,而這些狀史是會影響到將來采購成本的有利或不利的一些因素。

④與市場營銷部、營運促銷部協調部促銷計劃中各人應負責、聯系的事項。

⑤創立或建立一個標準的陳設或是商品分類容積所需要的適當空間。

⑥為了增加銷售,要選擇適當的商品及提出合理的價格并與廠商及營運部門合作,來改善銷售。

⑦檢討營銷部的促銷計劃活動,例如:廣告方式、陳列介紹的正確性等。

⑧一項一項檢討及分析銷售及庫存的報告,以便決定那些商品的庫存是否適當,那些應該降價,那些應清。

(3)監督:指導所有采購員的采購作業,分派采購職責,協助他們選商品及訓練,建立工作的標準,訂定責任和考評績效。

(4)業務與責任:

①改善實際銷售計劃以達到滿意的銷售額,適當的周轉數及高利潤目標。

②建立適當的商品結構,以適合市場需求及達成預期的庫存及周轉能力。

③是否有能力在商品品質、效用和價格方面做改進以達到有競爭潛力。

④能否改善商品來源、以達成品質、樣式、價格及時間上能適合的程度。

⑤能否與有關支援單位營銷部協調達到對促銷有貢獻這方面的能力。

⑥能否與廠商保持良好關系的能力,而這良好關系導致廠商愿意提供我們所要求的商品。

(二)、職稱:采購副經理

1、基本職能:

在公司的政策之下,配合協助采購部長制定采購、銷售計劃,負責采購業務工作的日常管理,負責商品采購業務的具體談判,負責采購合同的審核、商品價格、毛利水平的擬定,商品變價、調價的審核,商品促銷計劃、跟進銷售情況、對比分析銷售業績及銷售方式改進的擬定。對于所負責部門商品的挑選、訂價和銷售擔負完全責任。

2、職責與任務:

(1)負責采購員的甄選、訓練及工作指導;

(2)負責對新品的開發選擇,要確保所選購之商品能銷售、進貨成本低;

(3)與廠商合作發展:①新商品。②獨占性商品③廉價品。④促銷廣告用之商品。

(4)盡可能在促銷廣告時爭取到廠商的協作贊助;

(5)向營運部建議某項商品促銷陳列;

(6)以下列原則為準來訂價:

①以人們對顧客所愿意付出之價格來判斷;②與別家公司相同的或相似的貨品要訂出競爭性的價格;③進貨成本;④廠商建議的價格;

(7)下列原則降價、漲價:①銷售的速度;②商品的存放時間;③同行之價;④庫存狀況;⑤季節變換。

(8)屬于協助方面的責任:①督導銷售人員;②追加補貨時協助計算庫存;③使倉庫保持整齊清潔;④處理賒欠并確保顧客能馬上收到商品及周到的服務

(9)在其他人協助的情況下,遵照規定,使正確的實物盤存。

3、組織關系:報告——采購部經理、總經理;督導——采購主管、采購員;

協調——營業部、市場營銷部。

4、考核事項:工作表現依下陳述之事項衡量:①商場的營業情形與商品計劃及預算相符合的程度;

②商品所獲毛利和商品計劃及預算相符合的程度;

 

(四)鮮食、食品、非食品采購員及聯營租賃業務的職責說明

1、采購員的職責說明:負責當地市場農副產品、水果蔬菜的采購談判,按公司的采購政策,盡力減少供應商中間環節,直接向生產商采購;負責鮮食部每日銷售商品的采購補貨。

2、我商場銷售商品的主要貨源基地主要靠市場采集。通過市調、談判、開發引進適合消費市場的銷售商品。

3、聯營招商業務的職責說明:按公司政策開發引進新品名牌,洽談招商租賃業務;并對該項

目跟進監督;對市場情況、銷售情況及時反饋并做出調整改進措施。

4、采購員基本要求:

① 具有誠實敬業的個人素質,有相當的采購經驗,具有敏銳的市場意識,較強的談判能

力;

② 作為采購部的員工必須對公司絕對忠誠;不接受廠商的回扣、旅游招待、贈品、宴會,違者將按公司有關規定處理;

③ 采購人員應密切注意市場行情的變化,掌握市場信息;

④ 采購人員必須了解本部門的專業知識,避免采購假冒偽劣商品及被廠商蒙騙;

⑤ 采購人員必須具備豐富的商品知識,慎重選擇商品,建立商品類別組織,控制品項結構,清除滯銷商品,經常引起新商品,維持商品的快速周轉及新鮮度;

⑥ 采購員應了解商品特性,并突顯其特性;控制毛利,盡量達到目標毛利;創造銷售業績,完成目標值;

⑦ 采購員必須考慮新商品的陳列問題,對正常陳列的商品要畫出陳列圖(MODULAR),促銷商品應注明其陳列方式;

⑧ 采購員應隨時關注天氣的變化,及時調節受較大影響的商品庫存;

⑨ 采購人員應經常深入賣場,了解商情,客情,以期創造最佳的銷售業績;

⑩ 采購員應建立穩定的采購渠道,尋找充足的貨源,避免商品脫銷斷檔;

⑾ 采購員必須適時開發新商品;

⑿ 采購員應經常做市場調查,掌握競爭對手的商品構成、價格策略、促銷手段等;并采取相應對策;

⒀采購人員應定期收集銷售數據,分析銷售狀況;且應定期擬定促銷計劃,并策劃實施。

4、專業知識:作為一個合格的采購員,除應具備豐富的商品知識外,還應了解與采購有關的法律、法規等相關的專業知識。具體如下:

? 國家規定的商品檢驗標準。 △商品安全期限。 △商品品質的辨別方法?!魃虡苏J識。

△銷售技巧。 ? ? ? ? ? ? ? ?△商品功能。 ? ? ?△商品的制作技術。 ? ? △商品制造成本的構成。

△商品價值的顯現方法。 ? ? ?△供應商的優缺點?!魃唐返募竟澴兓幝??!鞴陶勁屑记?。

(五)商品行政部的職責說明

懂商品知識、熟悉操作電腦、基本電腦維護、商品分類編碼、商品登信息錄入、供應商檔案管理、商品變價調價的執行以及每日價格單據、公司文件等資料的存檔、傳遞,每日或每周交配送中心配送員,傳交松原公司財務部。

一、 商品行政部主管崗位職責

1、 采購員簽完合同拿到財務處加蓋合同章、布置錄入工作;

2、 核查商品的報告表,布置錄入工作;

3、 供應商檔案、商品信息的錄入;

4、 審核生效訂單,調價單、恢復采購、停止采購單、并轉移更換供應商的商品信息;

5、 修改供應商檔案、錯誤條碼、商品信息等系統資料;

6、 為經理、采購員查尋、提供系統中資料;

7、 錄入、打印商品計劃表、備忘錄、報告等采購部所需資料;

8、 申領、保管、控制采購部所需辦公用品;

9、 考勤,制定商品行政部文員排班表;

10、 嚴格遵守公司企業文化及公司規章制度。

需掌握技能:①熟練使用微機及應用系統;②能維護微機及設備;③熟悉商品知識及商品分類編碼。

二、 商品行政部文員崗位職責

1、 錄入供應商檔案、商品信息、競爭商品、停止采購單、恢復采購單;

2、 錄入調整商品進、售價單;

3、 錄入打印未生效訂單、生效的商品進、售價單、商品計劃表、備忘錄、報告等資料;

4、 為經理、采購員查尋、提供系統中的資料;

5、 打印商品自產制作打印各種報表;

6、 向相關部門傳送有關單據;

7、 為采購部制作打印各種報表;

8、 修改錯誤商品信息;

9、 系統維護;

10、 嚴格遵守公司企業文化及規章制度。

需掌握技能:1、熟練使用微機;2、打字速度快;3、熟練應用系統。

 

第二章 采購流程

一、采購業務流程圖

采購業務流程圖

分類:標書參考資料 標簽:

專業代寫投標書、可出財務審計報告、3A證書,聯系電話:18606327093(微信同號)

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